Alfresco ECM (Control Documental)

Alfresco es una aplicación de gestión de contenidos de Software Libre que permite unificar varios aspectos de la gestión y publicación de contenidos en una única solución informática.

Beetec releva las necesidades con el cliente pudiendo adecuar, integrar, instalar, implementar y  mantener la herramienta bajo la modalidad on site en el cliente o SaaS (Software como servicio) hosteado en equipos propios.

Uno de los aspectos más interesantes de Alfresco es la gestión documental que incorpora, y  permite tener organizados por carpetas y por categorías, miles de documentos.

Otro aspecto a tomar en cuenta es su capacidad de búsqueda pues te permite realizar búsqueda incluso dentro de los mismos documentos, lo que permite un acceso rápido y estructurado a la información contenida en los documentos gestionados por Alfresco.

Alfresco está enteramente desarrollado con tecnología J2EE y la forma de acceso básica es a través de su navegador web, lo que convierte Alfresco en un software multiplataforma casi sin trabajo de desarrollo adicional.

Dentro de las principales características con las que cuenta Alfresco son:

  • Open Source
  • Facilidad de uso y de administración
  • Extensibilidad
  • Gestión de contenido corporativo y contenido web
  • Colaboración
  • Gestión de registros
  • Gestión del Conocimiento
  • Sistema para gestionar la documentación de un proyecto, expediente clínico, caso legal o documentación fiscal
  • Workflow con aprobación :Tiene la capacidad de llevar flujos de revisión de documentos, donde se encuentren involucrados más de 2 usuarios
  • Comparta y revise documentos ya sea por Grupo, Empresa o Usuario, según sean los privilegios y derechos de acceso al sistema
  • Foros de Discusión acerca de los expedientes, casos o archivos.
  • Versionamiento de documentos
  • Edición online y offline de los archivos
  • Plataforma Web totalmente segura (https)
  • Desarrollado bajo la plataforma Java
  • Sistema de almacenamiento de información Encriptado
  • Personalice su espacio de trabajo en la web, siéntase cómodo con su oficina virtual y tenga su información en tiempo real, en todo momento
  • Los autores de contenidos Web pueden acceder y contribuir al contenido a través de una interfaz de unidad compartida.
  • Utilizar la herramienta que prefieras para crear y visualizar sin ninguna instalación ni formación adicional.
  • Previsualizar  de forma simple los cambios de contexto en cualquier página o aplicación Web.
  • Reducir el riesgo de errores con una sencilla virtualización de los cambios en contraste con un sitio real.
  • Publicar el conjunto completo de cambios en el área de escenificación y virtualice el área escenificada.

Una breve descripción de sus principales módulos la podemos encontrar a continuación:

Gestión Documental. Permite a las corporaciones un control consistente sobre los documentos, y  un sistema robusto de gestión de contenido.  Alfresco ofrece el principal sistema de gestión de documentos de código abierto que ofrece búsquedas y colaboración de documentos con servicios completos de biblioteca y gestión de ciclo de vida.

Web Content Management. La Web 2.0 es la transición que se ha dado de aplicaciones tradicionales hacia aplicaciones que funcionan a través de la web enfocada al usuario final. Se trata de aplicaciones que generen colaboración y de servicios que reemplacen las aplicaciones de escritorio. Los documentos son creados y modificados por una comunidad en este caso la empresa.

Gestión de imágenes (Workflow). La captura de documentos de papel sobre un formato electrónico ha permitido a las organizaciones pasar de procesos manuales a procesos eficaces apuntando a la desmaterialización del papel. Esto mejora el servicio al cliente e incrementa la eficiencia del negocio. Papel, fax y email son tan numerosos en una organización que surge la necesidad de digitalizarlos. La gestión de la imagen en combinación con la gestión de los documentos y el negocio de la gestión de contenidos entregan ejemplos como:

  • Gestión del papel de entrada del correo
  • Gestión de entrada de facturas y facturación
  • Gestión de entrada de contratos y formularios
  • Mitigación del riesgo
  • Gestión de casos
  • Gestión de clientes